1. grundprinzip
edfy checklisten hilft dabei, wiederkehrende kontrollen schnell und nachvollziehbar zu erfassen. eine gruppe enthält personen. eine checkliste gehört zu einer gruppe. innerhalb einer checkliste werden ein oder mehrere checkpunkte kontrolliert.
2. start und lizenz
auf dem startbildschirm wählst du den zugang. der edfy account-login ist vorbereitet, aber noch nicht aktiv. für die aktuelle version verwendest du die einzellizenz.
einzellizenz erwerben
- tippe auf „ohne edfy account fortfahren“.
- wähle „einzellizenz erwerben“.
- gib deine e-mail-adresse ein und lege ein passwort fest.
- optional kannst du produktinfos per e-mail erlauben.
- starte den kauf über den app store.
login mit vorhandener einzellizenz
wenn du bereits eine einzellizenz hast, wählst du „login mit einzellizenz“ und meldest dich mit e-mail und passwort an.
3. lokale speicherung
edfy checklisten speichert gruppen, personen und checklisten derzeit lokal auf dem jeweiligen gerät. die daten werden noch nicht automatisch über eine cloud synchronisiert.
mehrere nutzer auf einem gerät
verschiedene lizenzkonten auf demselben gerät werden getrennt geführt. wenn nutzer a und nutzer b sich nacheinander auf demselben gerät anmelden, sehen sie jeweils nur ihre eigenen lokalen gruppen und checklisten.
4. dashboard
das dashboard ist die zentrale startseite nach dem login. dort findest du die vier hauptwege:
- gruppen öffnen
- neue gruppe erstellen
- checklisten öffnen
- neue checkliste erstellen
außerdem zeigt das dashboard die letzten checklisten und die anzahl offener checklisten. über das profil-icon erreichst du lizenzinformationen, logout und weitere kontoinformationen.
5. gruppen erstellen
gruppen sind die basis für checklisten. eine gruppe kann eine klasse, ein kurs, ein team oder jede andere personengruppe sein.
manuelle eingabe
- öffne „neue gruppe“.
- wähle „manuelle eingabe“.
- trage titel, zusatz und anzahl personen ein.
- ergänze vor- und nachnamen.
- wähle optional eine gruppenfarbe.
- speichere die gruppe.
datei-import
über csv/xlsx/pdf/docx-import kannst du vorhandene listen einlesen. die app versucht, titel, zusatz und namen automatisch zu erkennen. die vorschau kann vor dem speichern korrigiert werden.
ki-import
über den ki-import kann ein foto oder screenshot einer liste ausgewertet werden. vor dem speichern prüfst du die erkannte gruppe und passt fehler manuell an.
6. personen verwalten
in der gruppenansicht siehst du alle personen alphabetisch nach nachnamen sortiert. über „gruppe bearbeiten“ kannst du gruppendaten ändern, personen hinzufügen oder entfernen.
personen hinzufügen
öffne eine gruppe, tippe auf „gruppe bearbeiten“ und füge eine neue person mit vor- und nachname hinzu.
personen löschen
personen können in der bearbeitung oder per swipe entfernt werden. beim löschen werden auch zugehörige checklisten-einträge dieser person entfernt.
personenübersicht
durch antippen einer person öffnet sich eine detailansicht mit bisherigen einträgen. säumnis-badges zeigen an, wenn bereits fehlende oder teilweise erledigte einträge vorhanden sind.
7. checklisten erstellen
eine checkliste wird immer einer gruppe zugeordnet. du kannst eine checkliste aus der gruppenansicht oder direkt über das dashboard erstellen.
- wähle „neue checkliste“.
- wähle die gruppe aus, falls du nicht bereits aus einer gruppe kommst.
- gib einen titel ein, zum beispiel „hausaufgabe“.
- ergänze optional einen oder mehrere checkpunkte.
- starte die checkliste.
mehrere checkpunkte
mehrere checkpunkte sind sinnvoll, wenn eine sache aus mehreren teilen besteht, zum beispiel „reisekosten“ und „einverständnis“. in der kontrolle kannst du zwischen den checkpunkten wechseln.
vorlagen
wiederkehrende checklisten können als vorlage gespeichert und später erneut genutzt werden.
8. kontrolle durchführen
nach dem starten der checkliste kontrollierst du jede person über eindeutige status-icons. die ausgewählte bewertung wird gespeichert, wenn du die checkliste speicherst.
die person hat alles vollständig erledigt oder vorgelegt.
die person hat nur einen teil erledigt. zwei teilweise-einträge zählen als ein säumnis.
die person hat den checkpunkt nicht erledigt oder nicht vorgelegt.
die person war krank oder abwesend und wird für diese kontrolle nicht negativ gewertet.
filter
über das filter-icon neben „kontrolle“ kannst du die liste nach erledigt, teilweise, fehlend oder abwesend filtern. das hilft besonders bei großen gruppen.
offene checklisten
eine checkliste bleibt offen, solange es fehlende, teilweise erledigte oder abwesende einträge gibt. geschlossene checklisten können später erneut geöffnet und bearbeitet werden.
9. wiedervorlage und erinnerung
beim Speichern einer checkliste kann eine wiedervorlage geplant werden. aktiviere dazu die checkbox „wiedervorlage planen“ und wähle datum, uhrzeit und optional eine benachrichtigung.
- ohne haken bleibt die wiedervorlage verborgen und inaktiv.
- mit haken erscheint die planung für datum und uhrzeit.
- wenn eine aktive wiedervorlage existiert, erscheint in checklisten-karten ein uhr-symbol.
- durch tippen auf das symbol siehst du den geplanten termin.
10. archiv, suche, sortierung und export
im bereich „meine checklisten“ und im „checklisten archiv“ findest du gespeicherte checklisten. checklisten können gesucht und nach datum oder gruppe sortiert werden.
karten und symbole
- geschlossenes schloss: keine offenen positionen
- offenes schloss: noch offene positionen
- uhr: aktive wiedervorlage
- roter badge: anzahl offener positionen
- grauer badge: anzahl abwesender personen
export
einzelne checklisten können direkt aus der checklistenansicht exportiert werden. im archiv kannst du mehrere checklisten auswählen oder das gesamte archiv exportieren. beim export wählst du das format, zum beispiel pdf oder text/csv.
löschen
checklisten können per swipe oder über die geöffnete checkliste gelöscht werden. vor dem löschen fragt die app zur sicherheit nach.
11. ki-import
der ki-import unterstützt das erstellen einer gruppe aus einem foto oder screenshot einer liste. nach dem auslesen erhältst du eine vorschau und kannst titel, zusatz, farbe und namen korrigieren.
ablauf
- öffne „neue gruppe“.
- wähle „ki-import“.
- nimm ein foto auf oder wähle ein bild aus.
- bestätige die datenminimierung.
- starte die auswertung.
- prüfe die vorschau und speichere die gruppe.
credits
das verfügbare ki-kontingent wird als credit-balken angezeigt. jede erfolgreiche auswertung reduziert das kontingent.
12. datenschutz, support und gute praxis
edfy checklisten ist so aufgebaut, dass gruppen- und checklistendaten zunächst lokal auf dem gerät bleiben. serverseitig verarbeitet werden insbesondere lizenzkonto, lizenzstatus, e-mail-versand, newsletter-einwilligungen und ki-importe, wenn du diese aktiv nutzt.
empfohlene nutzung
- lege nur daten an, die du für deine checklisten tatsächlich brauchst.
- prüfe importierte namen immer in der vorschau.
- nutze exporte bewusst und speichere sie nur dort, wo sie hingehören.
- melde dich ab, wenn mehrere personen dasselbe gerät nutzen.